Come la semplicità aumenta la qualità del tuo lavoro
Semplificare i processi è importante per molte attività professionali. Può aiutare a ridurre gli errori e i ritardi, aumentando la produttività aziendale. Ha forti impatti sulla soddisfazione dei clienti.
Questo articolo ha lo scopo di approfondire questo importante concetto con esempi di servizi di automatizzazione con le piattaforme IFTTT e Zapier.
Contenuti
Introduzione
Molto è stato scritto negli ultimi anni sul tema della semplicità. Rendere semplice una attività per altri implica che prima di tutto sia semplice per le figure professionali che concepiscono un’idea o qualcosa da condividere.
Semplificare significa soprattutto ottimizzare e risparmiare sulla gestione delle attività ripetitive. Nelle attività di Marketing Digitale che seguo da alcuni anni questa tendenza è confermata. Sempre più spesso la semplicità è fortemente richiesta dai clienti, questo risultato si può ottenere dopo una analisi accurata anche con l’utilizzo di tools di Marketing Automation con piani gratuiti.
Semplificare significa rendere una attività alla portata dell’utilizzatore finale.
Semplice non è facile.
Come puoi vedere dall’analisi su Google Trends degli ultimi 5 anni in Italia l’aggettivo Semplice è stato cercato quasi esattamente allo stesso modo di Facile.
I due concetti in realtà sono molto diversi: una cosa semplice non è detto che sia anche facile. Una cosa semplice è oggettivamente elementare, una facile è tale solo in funzione di chi la svolge.
La parola “semplice” si riferisce alla natura o alla struttura di qualcosa che è semplice, ovvero composto da poche parti o elementi. La parola “facile” si riferisce alla difficoltà o alla facilità di fare qualcosa, ovvero quanto è semplice o difficile farlo. In altre parole, qualcosa può essere semplice nella sua struttura ma difficile da fare, mentre qualcos’altro può essere complesso nella sua struttura ma facile da fare.
Progettare un’esperienza semplice non è affatto scontato, richiede non solo la disponibilità a mettere in discussione il processo abituale ma anche a individuarne uno diverso. L’automazione di processi è un ambito molto importante per iniziare a semplificare attività complesse. Esistono in commercio molte piattaforme per automatizzare processi e attività ripetitive, tra le più complete e utilizzate IFTTT e Zapier. Nei prossimi paragrafi ne descrivo le principali caratteristiche.
IFTTT
Il servizio gratuito IFTTT acronimo di If This Then That (ovvero se questo accade allora fai accadere quello) è un servizio web che consente di creare “ricette” automatizzate, ovvero associazioni tra eventi (il “This”) e azioni (il “That”). Ciò significa che è possibile automatizzare azioni su diversi servizi e dispositivi, come ad esempio:
- Creare processi e procedure semplici e facili da seguire.
- Ridurre la quantità di passaggi necessari per completare un’attività.
- Utilizzare strumenti e tecnologie che semplificano il lavoro.
- Inviare un messaggio su un servizio di messaggistica quando si riceve una email.
- Automatizzare le risposte da form di un sito.
- Spegnere le luci di casa quando si lascia il telefono in una zona specifica.
- Salvare automaticamente le foto scattate con il proprio smartphone su un servizio di cloud storage.
L’utilità di IFTTT è quella di consentire di automatizzare azioni e processi, risparmiando tempo e fatica nell’esecuzione di compiti ripetitivi, inoltre permette di creare una maggiore interazione tra diverse applicazioni e dispositivi.
Permette la creazione di semplici catene di condizioni, chiamate applet. Una applet viene attivata da altri servizi quali Gmail, Facebook, Instagram o Pinterest e può ad esempio inviare un messaggio e-mail quando l’utente utilizza un hashtag in un tweet oppure può inviare una copia di una foto di Facebook ad un archivio quando l’utente viene taggato in essa. Oggi, i servizi di IFTTT sono ampiamente usati e condivisi dai suoi utenti, se esistono per diversi device sia per iOS che per Android (vedi figura 2).
I termini comuni di IFTTT:
- Services: sono i “blocchi di costruzione di base di IFTTT”. Descrivono una serie di dati per uno specifico servizio web, come YouTube o eBay. Possono anche riguardare azioni controllate da APIs come gli SMS. Possono anche rappresentare informazioni meteorologiche o di titoli azionari. Ciascun Service ha propri trigger e action.
- Triggers: corrispondono alla parte “this” di un recipe. Sono gli elementi che avviano una azione. Per esempio, da un feed RSS possono ricevere notifiche basate su una parola o una frase specifica.
- Actions: corrispondono alla parte “that” di un recipe. Sono il risultato di quanto avviato dei trigger.
- Applets: sono l’insieme formato da trigger e action. Per esempio, il like di una foto in Instagram (trigger) caricherà la foto sull’account Dropbox (action).
- Ingredients: sono singoli dati resi disponibili da un trigger. Per esempio, il trigger relativo alle email può restituire l’oggetto, il corpo e la data di ricezione del messaggio, l’allegato e l’indirizzo del mittente.
IFTTT può essere usato efficacemente per gestire e automatizzare processi legati ad applicazioni web, per esempio pubblicando uno stesso contenuto su diversi social network. Chi opera nel settore del marketing può usare IFTTT per registrare in tempo reale le menzioni a una o più aziende grazie ai feed RSS o ricevere previsioni meteo personalizzate da Weather Underground e alert.
Zapier
Zapier è un servizio simile a IFTTT che consente di automatizzare azioni e processi attraverso la creazione di “zap”, ovvero automazioni che consentono di associare eventi e azioni tra diverse applicazioni e dispositivi. In pratica, un “zap” è una serie di istruzioni che dicono a Zapier cosa fare quando un determinato evento si verifica.
Un esempio di “zap” potrebbe essere: “quando ricevo una nuova email da un indirizzo specifico, crea una nuova attività nel mio software di gestione delle attività e inviami un messaggio su Slack”. In questo caso, l’evento è l’arrivo di una nuova email e l’azione è la creazione di una nuova attività e l’invio di un messaggio su Slack.
Ogni attività che esegui attraverso uno Zap conta come un task. Ciò significa che se il tuo Zap aggiunge automaticamente 100 email a Dropbox, il tuo Zap ha appena eseguito 100 attività. Ogni attività eseguita dal tuo Zap è un’altra attività che non devi eseguire manualmente. È importante tenere presente il numero di attività eseguite dai tuoi Zap, perché aiuta a determinare quale piano Zapier è il migliore per le tue attività.
Zapier è uno strumento di automazione online che collega le app, come Gmail, Slack, Mailchimp e molte altre. Puoi connettere due o più app per automatizzare le attività ripetitive senza sviluppare codice per creare l’integrazione. Consente di automatizzare azioni su diversi servizi e dispositivi, come ad esempio:
- Creare una nuova voce in un foglio di calcolo quando viene aggiunto un nuovo contatto in un CRM
- Creare automaticamente un nuovo contatto in un CRM quando una persona si iscrive alla newsletter del tuo sito web.
- Inviare un messaggio su Slack quando qualcuno invia una email a un indirizzo specifico.
- Creare una nuova attività in un software di gestione delle attività quando un nuovo record viene aggiunto in un foglio di calcolo.
- Creare un nuovo post su un social network quando si pubblica un nuovo articolo sul tuo blog.
- Inviare un SMS o una notifica push quando un determinato evento si verifica in un calendario.
- Creare una nuova attività in un software di gestione delle attività quando una persona completa un modulo sul tuo sito web.
- Inviare una email di benvenuto a un nuovo utente quando questi si iscrive alla tua applicazione.
- Creare una nuova voce in un database quando un nuovo record viene aggiunto a una tabella.
I termini comuni di Zapier:
- Zap: è un flusso di lavoro automatizzato tra le tue app. Ad esempio, potresti avere uno Zap che salva i tuoi allegati Gmail su Dropbox e un altro Zap che salva le email che hai aggiunto a Gmail in un file di testo. Gli Zap sono costituiti da almeno due parti: un trigger e una o più azioni.
- Trigger: è l’evento in un’app che avvia lo Zap. Una volta impostato uno Zap, Zapier monitorerà l’app per quell’evento. Per l’esempio di salvataggio degli allegati di Gmail su Dropbox, puoi ricevere molte e-mail tramite il tuo account Gmail, ma Zap non viene attivato finché un’e-mail non contiene un allegato.
- Action: è l’evento che completa lo Zap. Per l’esempio di salvataggio degli allegati di Gmail su Dropbox, l’azione consiste nel caricare l’allegato dalla tua email a Dropbox.
La piattaforma Zapier consente di automatizzare azioni e processi tra le più disparate applicazioni e dispositivi, consentendo di risparmiare tempo e fatica nell’esecuzione di compiti ripetitivi.
Conclusioni
Anche nella mia esperienza nella gestione di progetti complessi in grosse società mi ha portato a enfatizzare il concetto della semplicità in tutte le fasi: dalla più elementare a quella più critica (mi riferisco in particolare agli ambienti di esercizio di grossi sistemi), dalla pianificazione alla realizzazione.
Semplificare o togliere le complicazioni e le difficoltà di una attività richiede molte più competenze di quanto possa apparire ad una prima analisi, è un elemento di esperienza fondamentale, che tutte le attività tecniche oggi necessitano.
Per fare questo sono indispensabili competenze specifiche per gestire tutte le alternative possibili. Per definire il dettaglio di una soluzione o una strategia davvero semplice ed efficace occorre analisi e molto impegno. Significa anche aprirsi alla comprensione altrui superando l’idea che tutti i clienti siano uguali.
Semplificare non è una moda temporanea, è davvero un’esigenza che in futuro sarà sempre più importante per differenziarsi. Anche per questo motivo investo il mio tempo ad approfondire questi aspetti nelle attività che svolgo. È per questo motivo che mi definisco un Semplificatore Digitale.
E’ molto importante che questa filosofia sia immediatamente identificabile quando mi presento a nuove persone che non conoscono il mio percorso.
La tua attività richiede un approfondimento mirato o ti occorrono maggiori informazioni? clicca su Contattami e descrivimi le tue esigenze, sarà un piacere conoscerti e fornirti il supporto necessario.
Pubblicato da: Nicola Lapenta
Credits: Google Support, Wikipedia, IFTTT, Zapier
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